COMO SE BENEFICIAR COM AS RECLAMAÇÕES DOS CLIENTES
O competitivo mercado de prestação de serviços possui poucas áreas nas quais é possível conseguir uma vantagem real. O processamento das reclamações dos clientes numa organização de serviços é algo que causar impacto. As seis idéias práticas a seguir apresentadas podem ajudar uma organização a melhorar o desempenho do negócio por meio do processamento eficiente das reclamações dos clientes.
1. Trate as reclamações como oportunidades
Uma reclamação pode ser vista como problema ou oportunidade. Os problemas não são bem aceitos. Olhar uma reclamação como problema gera medo e desconforto. Um ambiente amedrontador e defensivo, que procura um culpado e transfere a culpa não dá suporte às ações criativas e à melhoria do desempenho.
As oportunidades, entretanto, são apreciadas. Uma organização que enxerga oportunidades nas reclamações está tentando obter o benefício máximo do feedback do cliente. Tais companhias estão abertas a reclamações e as utilizam ativamente para melhorar sua reputação, credibilidade e a confiança e satisfação do cliente.
Todos os integrantes da organização devem acreditar que as reclamações são úteis.
2. Estimule os clientes a expressarem a insatisfação
Estimulando os clientes a expressarem sua insatisfação, sua organização aumenta suas chances de reter os clientes insatisfeitos. Você sabia que:
- Apenas 4% dos clientes insatisfeitos reclamam, enquanto 96% recorrem aos concorrentes.
- 90% dos clientes desistentes nunca retornam.
- 90% dos clientes cujas reclamações são resolvidas nunca compram no concorrente.
- Um cliente insatisfeito geralmente conta para até dez pessoas sobre sua experiência negativa.
- Uma organização gastará de cinco a seis vezes mais para atrair novos clientes do que para manter os antigos.
- A habilidade de sua organização para descobrir e resolver a insatisfação contribui fortemente com sua imagem, reputação e lucratividade.
A adoção das seguintes práticas o ajudará a estimular os clientes a expressar sua insatisfação:
- Declare publicamente que as reclamações são bem-vindas.
- Publique informações sobre como e onde reclamar.
- Torne o envio de reclamações o mais simples possível.
Fazendo estas três coisas você estimulará mais clientes a falar sobre sua insatisfação em vez de comprar no concorrente, além de trazer mais vendas pelos mesmos custos de mercado.
3. Considere a perspectiva do cliente
Uma organização deve apreciar um cliente que tem o trabalho de reclamar, fornecendo a ele um processo rápido e conveniente de manipulação das reclamações. Ao projetar um processo para processamento de reclamações, pense primeiro em como são os seus clientes:
- Você fornece serviços em duas ou mais línguas? Forneça, então, informações e assistência em todas as línguas em que são fornecidos os serviços.
- Você possui clientes com necessidades especiais? Então forneça informações e assistência sobre reclamações em formatos alternativos, tais como impressões grandes, Braille ou áudio.
- Você possui clientes com dificuldades de aprendizado ou leitura? Considere, então, a publicação de um livreto ilustrado sobre como fazer as reclamações.
As recomendações seguintes o ajudarão a focar seu processamento de reclamações nas necessidades de seus clientes:
- Reconheça as reclamações.
- Estabeleça às reclamações um tempo para resposta e mantenha os clientes informados sobre o progresso.
- Mantenha em sigilo as informações relacionadas ao cliente que fez a reclamação.
- Não cobre pela reclamação de forma alguma.
- Comunique-se com o reclamante e escreva a documentação de manipulação de reclamações em uma linguagem simples.
Se você tomar estas ações, mais clientes ficarão satisfeitos com a maneira como suas reclamações são tratadas e não abandonarão sua organização quando suas reclamações forem resolvidas.
4. Estabeleça documentação, mantenha registros
Políticas informais e formas inconsistentes de processamento das reclamações causam mais reclamações em vez de ajudar a resolvê-las.
Primeiramente, você precisa criar uma política e objetivos de processamento das reclamações que enfoquem e direcionem o processamento de reclamações. Em seguida, você precisa dar suporte ao processo com uma série de procedimentos que definam:
- Métodos para planejamento, projeto, operação, manutenção, análise e melhoria do processamento das reclamações.
Requisitos de recebimento, rastreamento, investigação, resposta, resolução e fechamento das reclamações.
- Métodos de coleta, codificação, classificação, armazenamento, uso e descarte de registros relacionados ao processamento de reclamações.
- Papéis e responsabilidades de toda a equipe com relação ao gerenciamento das reclamações.
Fazendo isto, você reduzirá erros e falhas, reduzirá o tempo gasto pelo reclamante e pela organização no processamento de reclamação e fornecerá serviços e operações com dados abrangentes para melhoria.
5. Treine os funcionários
Os funcionários que lidam com os clientes representam a organização prestadora de serviços aos olhos desses clientes e, portanto, aqueles que atuam no processamento de reclamações devem estar capacitados e treinados. É essencial fornecer treinamento relevante e de alta qualidade à equipe de gerenciamento de reclamações.
6. Adote as melhores práticas mundiais
Não há melhor conselho na área de reclamações do que o encontrado nas melhores práticas mundiais. Comprometer-se com os princípios de gestão da qualidade da ISO 900411 pode formar a base para um processo eficaz de processamento de reclamações.
Uma das melhores maneiras de obter benefícios no negócio a partir das reclamações é aderir à ISO 10002:2004 Quality Management - Customer Satisfaction - Guidelines for Complaints Handling in Organizations. A ISO 10002:2004 fornece diretrizes extensivas de planejamento, projeto, operação, manutenção, análise e melhoria do processo de reclamações do cliente.
Estando em conformidade com esta norma, o processamento de reclamações de sua organização será o best-in-class. A companhia também reduzirá os custos de processamento das reclamações e melhorará sua reputação, imagem, seus serviços e operações.
Os textos apresentados nesta seção são um extrato de trabalhos publicados em livros e revistas especializadas em administração.